Sekretariat jako Biuro Zarządu

• Najnowsze zmiany w Kodeksie Spółek Handlowych
• Obowiązki rejestrowe – zasady składania wniosków do KRS; zmiana niektórych przepisów ustawy
• Prowadzenie spraw spółki kapitałowej i jej reprezentacja
• Zasady powoływania i zatrudniania członków Zarządu
• Umowy, statuty, akty założycielskie, akty komercjalizacji
• Regulaminy funkcjonujące w spółce
• Zasady zawierania umów z członkami Zarządu
• Zasady podejmowania uchwał przez organy spółki

2. Obowiązki, uprawnienia i zadania biura Zarządu:

• Biuro Zarządu jako komórka organizacyjna posiedzeń Zarządu i Rady Nadzorczej
• Rola Biura Zarządu w przygotowaniach posiedzeń Zwyczajnego i Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników
• Rola Biura Zarządu w podejmowaniu uchwał przez organy spółki
• Zadania Biura Zarządu w zakresie budowania i wzmacniania wizerunku firmy

3. Rola sekretariatu w strukturze spółki:

• podstawowe zadania i obszary współpracy,
• sekretariat a Biuro Zarządu i jego funkcje
• odbiorcy usług, misja i odpowiedzialność

4. Dokumenty organizacyjne niezbędne dla sprawnego funkcjonowania Biura Zarządu:

• Dokumentacja organów spółki z o.o. i spółki akcyjnej
• Protokoły Zwyczajnych i Nadzwyczajnych Zgromadzeń Wspólników
• Protokoły Zarządów i Rad Nadzorczych
• Wzory dokumentów – zasady wypełniania
• Dokumenty poufne – ochrona informacji niejawnych (zarządzanie bezpieczeństwem informacji)

5. Dokumentowanie pracy Zarządu oraz innych organów spółki:

• Nadzór nad prawidłowością dokumentacji
• Gromadzenie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentów spółki kapitałowej

6. Obieg dokumentów (zwykły i elektroniczny) w pracy Biura Zarządu:

a) „wewnętrzny” obieg dokumentów

• organy spółki kapitałowej – relacje, podział kompetencji i dostępności dokumentów
• wspólnicy w spółkach osobowych – dostęp wspólnika do dokumentów
• kształtowanie treści dokumentu „obiegu wewnętrznego”

b) „zewnętrzny” obieg dokumentów
– znaczenie dokumentu z uwagi na treść – problematyka czynności prawnych (np.: umów)

• forma czynności prawnej
  • decydująca o ważności czynności
  • dla celów dowodowych – skutki procesowe niezachowania tej formy, zastosowanie w stosunkach profesjonalnych
  • dla wywołania szczególnych skutków prawnych
  • dopuszczalność umownego zastrzeżenia dokonywania czynności w określonej formie i jego skutki prawne
• forma czynności następczych – wypowiedzenia, rozwiązania, odstąpienia od umowy
• aneksowanie
  • ustalanie treści dokumentu – treść główna, załączniki, uzupełnienia
  • wykładnia treści dokumentu
  • szczególne wymogi dotyczące treści dokumentów wynikające z Kodeksu Spółek Handlowych

7. Rola i kompetencje Kierownika Biura Zarządu:

• Metody dowodzenia Biurem Zarządu
• Delegowanie zadań w Biurze Zarządu

8. Wykorzystywanie nowoczesnych technologii w pracy Biura Zarządu (wirtualne formy Zgromadzenia Wspólników):

9. Strategie działania Biura Zarządu w obliczu kryzysu:

10. Przepływ pracy – Workflow:

• Omówienie systemu Workflow
• Sposób przepływu dokumentów pokazany na przykładach.
• Narzędzia komputerowego wspomagania tworzenia procesów workflow.