Kompleksowe zarządzanie dokumentacją, jej przechowywanie, zasady oraz procedury

wpis w: Szkolenia Firmowe | 0
Termin: 18-19.10.2017 |11-12.01.2018 | 27-28.02.2018 | 20-21.03.2018 | 19-20.04.2018| 22-23.05.2018 | 21-22.06.2018
Cena: 885 zł netto/os.
Cel szkolenia: Uczestnicy szkolenia zostaną kompleksowo przygotowani do zaprojektowania i wdrożenia systemu zarządzania dokumentacją w przedsiębiorstwie. Będą potrafili przygotować i wcielić w praktykę organizacyjną przepisy kancelaryjne i archiwalne, zakładać i prowadzić teczki akt spraw oraz obsługiwać kancelarie i sekretariaty.
Program szkolenia:
A. PODSTAWY PRAWNE REGULUJĄCE POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ:

  • Podstawowe terminy archiwalne.
  • Struktura dokumentacji w organizacji.
  • Prawidłowe sporządzanie uchwał, zarządzeń, decyzji i innych aktów normatywnych.
  • Zasady nadzoru nad dokumentacją.
  • Narzędzia wspomagające zarządzanie dokumentacją.
  • Ład dokumentacyjny i ład organizacyjny.

B. SYSTEM ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ JAKO NARZĘDZIE WSPOMAGAJĄCE EFEKTYWNE FUNKCJONOWANIE PRZEDSIĘBIORSTWA:
1. Budowa systemu zarządzania dokumentacją krok po kroku.
2. Rodzaje i zasady postępowania z dokumentami występującymi w przedsiębiorstwach.

  • Dokumentacja związana z zarządzaniem.
  • Dokumentacja kadrowa.
  • Dokumentacja finansowo – księgowa.
  • Dokumentacja handlowa.
  • Inna dokumentacja w przedsiębiorstwie.

3. Prowadzenie dokumentów związanych z zarządzaniem.
4. Pisma, protokoły, notatki służbowe, sprawozdania, zarządzenia wewnętrzne – definicje, kryteria podziału i zasady redagowania.
5. Instrukcja kancelaryjna – tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych.
6. Zasady obiegu pism:

  • Tworzenie procedur wewnętrznych – regulaminy i instrukcje.
  • Ochrona dokumentacji – obowiązki osób odpowiedzialnych za dokumenty.

7. Systemy kancelaryjne:

  • Dziennikowy.
  • Bezdziennikowy.
  • Rzeczowy wykaz akt (jednolity/zakładowy; strukturalny/wydziałowy.)
  • Mieszany.
  • Komputerowy.

8.    Ćwiczenia w zakresie formowania jednostek kancelaryjnych.
9.    Rola sekretariatu i komórek org. w zarządzaniu korespondencją w firmie.

  • Charakterystyka i reguły tworzenia korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej.
  • Zasady rejestracji, znakowania i rozdzielania korespondencji.
  • Język korespondencji w kontaktach międzynarodowych – Style pism.
  • Elektroniczny obieg informacji (zarządzanie pocztą elektroniczną.)

C. ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ URZĘDOWĄ W FIRMIE:
1. Zarządzanie dokumentacją w świetle wymagań norm ISO.
2. Zasady prawidłowego postępowania z dokumentacją urzędową.
3. Zasady obiegu dokumentacji w urzędzie gminy w świetle obowiązującej instrukcji kancelaryjnej – część teoretyczna i praktyczna:

  • Formalne zasady redagowania pism urzędowych.
  • Postępowanie z dokumentacją w komórkach organizacyjnych.

D. ARCHIWIZACJA I PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW
1. Omówienie ustawy dotyczącej archiwizowania akt
2. Archiwum zakładowe i składnica akt – zasady pracy, ewidencja dokumentacji
3. Sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych
4. Tworzenie elektronicznego archiwum dokumentacji
5. Warunki i czas przechowywania dokumentów
6. Zasady przechowywania dokumentów niearchiwalnych; brakowanie dokumentów
7. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji, likwidacji lub upadłości firmy

E. USTAWA O OCHRONIE DANYCH OSOBOWYCH:
1. Omówienie regulacji prawnych dotyczących tworzenia i posługiwania się zbiorami danych osobowych.

F. INFORMACJA W PRACY BIUROWEJ:
1. Informacja jako krwioobieg firmy.
2. Gromadzenie i przetwarzanie informacji.
3. Rola informacji w procesie decyzyjnym.
4. Odpowiedzialność za wewnętrzny obieg informacji.
5. Architektura informacji istotą zarządzania dokumentacją.

G. SEKRETARIAT WIZYTÓWKĄ FIRMY (standardy obsługi klienta):
1. Obowiązki i kompetencje osób zarządzających sekretariatem.
2. Kreowanie pozytywnego wizerunku firmy (kontakty z mediami.)
3. Biznesowy savoir vivre.
4. Organizacja i obsługa zebrań, narad i konferencji. Organizacja wyjazdów służbowych.
5. Asertywny styl komunikacji w kontakcie z klientem (scenariusze postaw biznesowych.)


zapisy [printfriendly]